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Listar y Buscar

Consultar este Archivo Digital del Archivo Histórico de la Policía Nacional es una experiencia muy parecida a lo que sería consultar los 80 millones de folios de papel en el Archivo Histórico de la Policía Nacional. Al igual que en el caso de un archivo de papel, no siempre es posible encontrar de inmediato algún documento específico. En un archivo de papel, un investigador tendría que solicitar y luego revisar con mucha paciencia cajas llenas de libros, carpetas, y papeles. Es un proceso que puede llevar muchas horas y a veces, en última instancia, puede resultar infructuoso. El investigador que se proponga buscar en el Archivo digital no puede contar con resultados inmediatos o exhaustivos, como si se tratara de una búsqueda efectuada en Google. A continuación presentamos algunas pistas y ejemplos para facilitar el proceso.

Hay dos maneras distintas de localizar documentos de interés en este archivo digital: Listar o Buscar.

Listar

La gran mayoría de los documentos contenidos en esta colección únicamente pueden ser recuperados al consultar la estructura jerárquica del Archivo, organizada por carpetas que el usuario puede listar, abrir, y cerrar una por una. La mayoría de los documentos se encuentran dentro del grupo de registros GT PN, donde los documentos están ordenados según el orden original de la organización administrativa de la propia Policía Nacional. Dentro del grupo GT PN, el archivo está ordenado de acuerdo a los departamentos y oficinas de la Policía Nacional (por ejemplo, Archivos Departamental Quetzaltenango, Archivos Departamento de Investigaciones Criminológicas, DIC, etc.), luego en series de registros según el tipo de documento (Oficios enviados, Registro de personas en investigación, etc.), y por último están ordenados alfabéticamente o cronológicamente. Una consulta exitosa podría comenzar con alguna idea del lugar donde un documento específico o información respecto a algún evento podría estar ubicado, seguido de la labor paciente de entrar en las carpetas de los diferentes niveles del Archivo hasta encontrarlo.

Hay otros dos grupos de registros, “Años” y “Pre Archivo y Descripción”. El grupo “Años” incluye documentos organizados únicamente en orden cronológico, sin información adicional disponible. Los documentos en este grupo fueron escaneados al inicio mismo del proyecto de digitalización cuando todavía no se había implementado el sistema de clasificar según la estructura administrativa de la Policía Nacional. El grupo “Pre-Archivo y Descripción” proporciona alguna información geográfica, pero los documentos en este grupo también están ordenados solo cronológicamente hasta que se logra completar la descripción archivística.

Buscar con palabras claves

También se puede intentar encontrar un documento específico en el Archivo por medio del buscador. En la casilla del buscador de este sitio, se puede ingresar el nombre de una persona, el nombre de algún lugar, u otras palabras claves. Hay que tomar en cuenta que actualmente esta base de datos contiene más de 10 millones de folios con escasa presencia de metadatos descriptivos. El buscador no tiene la capacidad de buscar dentro de cada documento, sino solo en el texto descriptivo agregado luego del escaneo. Por esta razón, cualquier consulta con el buscador tendrá que ser acompañada obligatoriamente con la estrategia descrita arriba, de listar, abrir, y cerrar carpetas, para poder encontrar los documentos relevantes. El buscador se limita a tratar de encontrar su criterio de búsqueda en dos índices: el texto de las descripciones archivísticas que acompañan a esta colección, y un índice de nombres de personas. El índice de nombres proviene principalmente del fichero 50.S001, “Archivos Departamento de Investigaciones Criminológicas (DIC): Registro Maestro de Fichas”.

Como resultado de una búsqueda, el usuario podrá ver en la parte izquierda de la pantalla una lista cronológica de fechas y otra alfabética de nombres que pueden ser usadas para restringir o limitar aún más su criterio de búsqueda, y a la vez en la parte central de la pantalla se devela la ubicación de sus resultados dentro de la estructura jerárquica del Archivo. Esta jerarquía refleja la organización administrativa de la Policía Nacional y preserva el orden original que tenía el Archivo. La cantidad de documentos en cada categoría se muestra entre paréntesis al lado de la fecha, letra, o departamento. Al hacer clic en una fecha, letra, o nombre de un departamento, se podrán explorar en más detalle los resultados de la búsqueda.

Usando el Registro Maestro de Fichas

Al buscar el nombre de una persona, es posible que el usuario encuentre entre los resultados un folio que pertenece al Registro Maestro de Fichas. Es bueno tomar notas detalladas de todas sus búsquedas y sus resultados, notando en especial el número de documento que figura en la ficha para que lo puede volver a ubicar con facilidad en caso que sea necesario. Por ejemplo, el documento #173428 corresponde a la ficha de Edgar Fernando García. Cada ficha es un registro en el catálogo que proporciona información importante para poder encontrar otros documentos relacionados sobre esa persona. Esta información incluye los campos que corresponden a: Asunto, Carpeta, Número, y Fecha. Es especialmente importante tomar nota de los datos de Carpeta, Número, y Fecha.

En este ejemplo, el primer acápite en la ficha de Edgar Fernando García incluye la siguiente información:

Asunto: "Se informa que éste no se encuentra detenido en este Dpto."
Carpeta: "Recursos exhibición"
Número: "341"
Fecha: "7-7-84"

Para poder consultar los documentos a los cuales estos datos remiten, el primer paso es hacer una búsqueda de palabra clave que corresponde a la Carpeta “Recursos exhibición”. Una estrategia para poder dar con el documento sería hacer una búsqueda para la palabra “recursos”. Con los resultados de esta búsqueda, haga clic sobre el signo de más, “+”, en la parte central de la página para dar con la serie “50.S005 Archivos Departamento de Investigaciones Criminológicas (DIC): Recursos de Exhibición (3055)”. Nótese que hay 3055 documentos dentro de esta serie. La lista de ficheros se desplega como una tabla en orden cronológico o alfabético. Dentro de la tabla, hay que tratar de encontrar un fichero que puede incluir el documento deseado, en este caso la que corresponde a la fecha 7-7-84 estará ubicada en el grupo que tiene el rango “1984-05-XX-1984-07-XX” (mayo a 1984 hasta julio de 1984). Haga clic en el enlace “documentos” para ver una lista numérica de los documentos en esa carpeta. A partir de allí, hay que ver los documentos uno por uno hasta dar con el documento deseado, en este caso el #3731385. Dentro de ese documento, la referencia al caso de Edgar Fernando García se encuentra en la página cinco.

Descripciones Archivísticas

Las descripciones archvisiticas son herramientas de catalogación y de inventario utilizadas para describir los contenidos de un archivo. Se produce una descripción archivistica para describir cada categoría de registros en la estructura del archivo. Las descripciones archivisticas de AHPN han sido elaboradas en base a la Norma Internacional General de Descripción Archivistica - ISAD(G).

Estas descripciones archivisticas incluyen elementos normados que describen el contenido del archivo. Los elementos incluyen, entre otros:

1.1 Código de referencia
1.2 Título
1.3 Fecha
1.4 Nivel de descripción
1.5 Volumen y soporte
2.1 Nombre del o de los productores (procedencia)
2.2 Historia institucional
2.3 Historia archivística
2.4 Forma de ingreso
3.1 Alcance y contenido
3.3 Valoración, selección y eliminación
3.4 Organización
4.1 Condiciones de acceso
4.2 Condiciones de reproducción
4.3 Idioma
4.4 Características físicas y requisitos técnicos
4.5 Instrumentos de descripción
5.1 Existencia y ubicación de los originales
5.2 Existencia y ubicación de copias
5.3 Unidades de descripción relacionadas
6.1 Notas
7.1 Nota del archivista
7.2 Reglas o normas
7.3 Fecha de la descripción

Guardar, imprimir, y crear colecciones con Zotero

Aparte de tomar notas detalladas sobre sus estrategias de búsqueda y los resultados, existen otras formas de mantener un record de las páginas que ha consultado en este sitio. Por ejemplo, una manera sencilla es con la función “favoritos” del navegador. Cualquier página de este sitio que contiene un documento, ya sea de una o múltiples páginas, puede ser agregado a su lista de “favoritos” por medio de la funcionalidad correspondiente de su navegador.

Además, con algunos navegadores, puede imprimir las páginas de los documentos del AHPN, una por una, la hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la página que desea imprimir (no sobre la página Web que contiene el documento, sino sobre el documento mismo). Dependiendo del navegador, puede ser que aparezca un menú directamente con opción para imprimir, o si no puede incluir la opción de abrir la imagen en una nueva ventana o en una nueva pestaña. Usualmente, si logra abrir la imagen en una nueva ventana o en una nueva pestaña, podrá imprimir directamente usando la función corriente de imprimir que incluye el navegador.

Se puede extender y aumentar la funcionalidad disponible por medio de este archivo digital al utilizar como herramienta Zotero en conjunto con los documentos del AHPN. Por ejemplo, con Zotero se puede guardar documentos en su computador, o se puede imprimir documentos si no lo pudo hacer con el procedimiento descrito arriba.

Zotero es una aplicación gratis que permite al usuario coleccionar, organizar, citar, y compartir recursos de investigación. Con Zotero, uno puede fácilmente construir su propia colección de documentos del Archivo de AHPN. Al ingresar documentos de AHPN en su colección de Zotero, el usuario los puede agregar metadatos descriptivos, anexar etiquetas con palabras claves, o adjuntar notas ya sea directamente en la página o como documentos anexos. Por otra parte, se puede usar Zotero para imprimir los documentos de su colección. En el caso de un grupo de trabajo que está colaborando en una investigación usando los documentos de AHPN, tenga en cuenta que una colección de Zotero puede ser compartida con otros usuarios de tal manera que todos lo miembros de un equipo puede contribuir a una misma colección. 

El usuario puede acceder a Zotero ya sea como una extensión del navegador, o como una aplicación aparte y existen versiones para muchos diferentes ambientes y dispositivos. Para instalar Zotero, únicamente tiene que visitar a zotero.org y bajar la versión correspondiente. Una vez instalado Zotero, puede guardar los documentos de AHPN ya sea con todo y el entorno de la página Web en donde reside, o únicamente la imagen misma, haciendo uso del botón derecho del ratón o la función dentro de Zotero para crear una nueva entidad. 

Cómo citar los documentos del archivo digital

Si Ud. utiliza documentos del archivo digital del AHPN, por favor elabore la cita de la siguiente manera:

Archivo Digital del Archivo Histórico de la Policia Nacional de Guatemala, http://ahpn.lib.utexas.edu GT PN + (fondo) + (sub fondo primer nivel) + (sub fondo segundo nivel) + (serie) + [número del documento]

Por ejemplo, para citar el documento 359941:

Archivo Digital del Archivo Histórico de la Policia Nacional de Guatemala, http://ahpn.lib.utexas.edu GT PN, 26-03, S004, 359941

Procedimiento de búsqueda en el archivo digital