Buscar

GT PN 51

Centro de Operaciones Conjuntas de la Policía Nacional

1972--1996

Fondo

16.158 metros lineales (41 libros)

Soporte : Papel

Historia Archiví stica

Tomando en cuenta la importancia del Centro de Operaciones Conjuntas de la Policía Nacional, se acordó priorizar los documentos de este fondo documental, iniciando los procesos archivísticos el 2 de noviembre de 2006.

En sus inicios el fondo documental contó con 16 cajas provenientes de las distintas mesas de trabajo organizadas por años, que incluía de los años 1979 a 1985, según la tradición archivística del personal del Área Histórica del Archivo de la Policía Nacional Civil (PNC). Sin embargo, desde el inicio se tenía conocimiento que no se contaba con la totalidad de la documentación perteneciente al fondo documental. Pese a esto se inició la organización archivística, realizando un inventario de la documentación recibida, y posteriormente se procedió a la revisión de los libros del COCP, ubicados en el local 2.

Habiendo obtenido los resultados del inventario y la revisión de lo antes mencionado, se consultó a la experta en archivística y consultora para el PRAHPN, Dra. Truddy Petterson, tomando en cuenta sus aportes, se decidió dividir los libros (67), en dos series que estarían agrupadas bajo el criterio de su función, la serie GTPN 51 SOO1 Libros de correspondencia, GT PN 51 S015 Libros de control.

Paralelo a eso se inició el proceso de conservación y lecturas de los documentos, logrando establecer preliminarmente 22 series directas al fondo. Estas se ubicaron en 43 cajas con códigos de referencia, en diciembre de 2006. Con este proceso concluido pasó a escáner realizándose su reprografía del 5 al 20 de febrero de 2007.

En el mes de abril de 2007 se recibieron 10 cajas, ubicadas en el local 2 del segundo nivel, con documentos que tenían el orden original de las oficinas. Se realizaron los procesos archivísticos correspondientes para poder intercalar la documentación a las series ya establecidas.

En junio, se realizó un muestreo en el local 3, por el equipo del fondo, comprobando que existen documentos de procedencia del COCP, que no se han trasladado hasta la fecha.

En el mes de agosto de se inició la elaboración de algunas descripciones del fondo documental basándose en la Norma ISAD (G).

Para enero del 2008 se contaba con una organización archivística, así como las descripciones archivísticas de las series estaban desarrolladas en su mayoría. Pero a partir de la visita de la Dra. Trudy Peterson se realizaron los cambios pertinentes a las descripciones en base a las recomendaciones que hizo.

En el mes de febrero se realizo la tarea de clasificación de documentos ubicados en el local 2, realizado por un equipo determinado integrado por una persona de cada fondo, teniendo como resultado 10 cajas de documentos procedentes del fondo documental del COCP.

Durante abril y mayo se revisó nuevamente la información de los libros, lo que permitió identificar aspectos importantes para la investigación. Se trabajaron las series de libros y su relación con los documentos. Mediante el análisis de la diversidad de funciones que señalan el contenido de los libros se determinó una nueva clasificación, identificando 8 series documentales.

Se llevó a cabo la identificación de la estructura interna del Centro de Operaciones Conjuntas de Policía Nacional en base a las nóminas determinadas de los años 1984 y 1985, lográndose identificar aspectos importantes para el proceso archivístico. Los avances significativos en la investigación, la identificación de la estructura interna del COCP y la revisión de series específicas permitieron identificar y declarar dos subfondos de primer nivel, siendo estos:

GT PN 51-01 Jefatura

GT PN 51-02 Secretaría

En junio se presenta la propuesta de reorganización archivística a partir de la identificación de los dos sub-fondos de primer nivel y de la reclasificación de dos series las cuales eran:

GT PN 51 S002 Correspondencia enviada interna y externa

-Correspondencia enviada (en el subfondo de Secretaría)

-Novedades de mayor trascendencia (en el subfondo de Jefatura)

GT PN 51 S003 Correspondencia confidencial enviada y recibida e información de actividad policíaca (como series de Jefatura)

-Correspondencia confidencial enviada y recibida

-Informes de actividad policíaca

Al mismo tiempo, se revisaron las demás series y se definió una reorganización de las mismas, lo que permitió comprender la naturaleza de cada una de ellas.

Producto del avance del proceso archivístico y los hallazgos del proceso de investigación se lograron determinar nuevas series documentales, tomando en cuenta las funciones del jefe, segundo jefe, los secretarios y los oficiales de turno, por lo que la organización archivística sufrió cambios reportados en los instrumentos de concordancias.

En agosto se informó que el proceso de inventario archivístico identificó 139 cajas pertenecientes al fondo documental del COCP. En septiembre el equipo del fondo determinó realizar un muestreo en las cajas procedentes del inventario, de las cuales se decidió revisar 30 de forma aleatoria con un total de 7.120 metros lineales.

Uno de los datos más relevantes que arrojó el muestreo es que existen documentos de la Serie GT PN 51-02 S005 Novedades recibidas de cuerpos de la Capital y de jefaturas departamentales, estableciendo el orden original que conservó hasta 1990. Tomando en cuenta lo anterior, la Coordinación de Archivo, la Sección Técnica de Archivo y el Equipo del fondo concensuó y determinó que según los principios archivísticos no puede existir dos sistemas de ordenación para una misma serie, por lo que a la serie se le intercalará la serie de radiogramas para devolverle el orden original.

Otro proceso ha sido la definición de los subfondos a los que pertenecen las series documentales, estableciendo cambios en la estructura del fondo, determinando doce series para el subfondo de Jefatura y trece series del subfondo de Secretaría. Así mismo se efectuó el cambio de los nombres de algunas series documentales, logrando que el nombre describa de primer momento lo que contiene la serie. Actualmente en el fondo existen 70 libros (0.765 metros lineales) que se encuentran signaturizados en las series correspondientes y 35 están pendientes de ser asignados.

En la actualidad, debido a los procesos de transferencia documental, se ha logrado identificar documentación perteneciente al COCP, la cual está pendiente de ser sometida a los distintos procesos archivísticos.

En julio de 2005, personal de la institución del Procurador de lo s Derechos Humanos localizó los Archivos Históricos de la Policía Nacional.

En el COCP, se identifican tipos documentales como:

Actas, antecedentes, circulares, circunstanciados, claves, cuadros, estados de fuerza, denuncias, informes, información confidencial, listas, memorandos, memorias, mensajes, nóminas, novedades, oficios, ordenes generales, partes, planes operativos, providencias, radiogramas, solicitudes, telegramas y libros.

Estos pueden ser copias, originales, mimeografías y manuscritos.

Toda la información que se recibía principalmente era para llevar el registro y control de la comunicación con las distintas estructuras de la PN y otras entidades ajenas a la institución, esto reflejaba el flujo de comunicación entre el COCP y las diferentes estructuras de la PN.

El COCP recibía documentación de todas las estructuras de la PN en su mayoría por orden de la Dirección General de la Policía Nacional. Además, enviaba correspondencia a esta para su conocimiento, así como a las diferentes estructuras de la PN, para la ejecución o el cumplimiento de una orden.

Con la información que ofrece el Fondo documental se puede establecer el vínculo y relación en la cadena de mando de la institución, identificando los distintos niveles y grados de responsabilidad de los elementos de la Policía Nacional y el de los elementos que conformaban la organización de la estructura, involucrados en los hechos o políticas institucionales.

Los registros documentales del Fondo del COCP, pueden servir a investigadores de distintas áreas sociales, históricas y humanísticas, ya que los mismos proporcionan información relevante que puede contribuir para el conocimiento y análisis de las funciones, organización y actividades realizadas por las estructuras de la Policía Nacional.

Asimismo, permite la identificación de estructuras, cadenas de mando, funciones, procedimientos, lugares, patrones de actuación, y mecanismos utilizados para la coordinación de las actividades internas y externas a la PN.

En cuanto a casos especiales, puede contribuir a realizarse relación de fechas y acontecimientos derivados de la coordinación entre el COCP y otras estructuras.

De las series documentales con información sensible pueden citarse como, ejemplo: la serie GTPN 51-01 S002 Correspondencia confidencial enviada y recibida, que contiene documentos de carácter confidencial y posee información importante en materia de violaciones a los derechos humanos.

organizado en 2 subfondos de primer nivel

Cuadro de Clasificación

Patricia Contreras, revisión Edgar Hernández.

aplicación de la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) para el Archivo Histórico de la Policía Nacional.

2009-03-20, 2009-09-24, revisión 2009-10-09, actualización 2011-05-30, revisión 2011-10-12.